Große Schritte in Richtung Digitalisierung
11.02.2021
Der Fachbereich Wirtschaftsförderung und Grundstücksverkehr macht große Schritte im Bereich Digitalisierung. Knapp 3.000 Papierakten wurden im Jahr 2020 eingescannt und digital im System hinterlegt. Diese Akten, die Informationen über Grundstücke enthalten, wurden bereits über verschiedene Räume hinweg im Rathaus umgezogen. Zuletzt wurden sie aus Platzmangel teilweise auf dem Dachboden des Rathauses gelagert. Wer eine Akte benötigte, musste erst ins Dachgeschoss, Kartons mit der passenden Aufschrift suchen, Kartons heben und teilweise sehr schwere Akten rausholen. Und das oft mehrmals in der Woche. Für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Fachbereichs war nicht nur der Zeitaufwand, bis sie eine Akte haben sehr hoch, sondern sie benötigen auch viel Zeit, die Papierakten zu durchsuchen. Anfang letzten Jahres hat der Fachbereich deshalb begonnen, die Akten einscannen zu lassen. Der letzte Schwung mit 2.000 Akten wurde vor kurzem von der Firma Alphacomm abgeholt. Die Akten müssen von der Firma vor dem Einscannen aufwändig entklammert und entheftet werden. Nach dem Scannen werden sie nach einem von der Stadt vorgegebenen System unveränderbar und durchsuchbar auf Datenträger gespeichert. Mitarbeiter der Stabsstelle Digitalisierung überspielen die Dateien dann ins städtische System. Und die Papierakten? Diese werden in der Zentralregistratur der Stadt Schorndorf aufbewahrt.