Stadtnachricht

„Die Verwaltung der Zukunft arbeitet digital und papierfrei. Mit der Einführung des digitalen Posteingangs haben wir hierzu einen wichtigen Meilenstein erreicht“, so Erster Bürgermeister Thorsten Englert. Bei der Stadt Schorndorf wird ab sofort die Eingangspost in der Poststelle im Rathaus im Spital eingescannt und digital an die zuständigen Fachbereiche übermittelt. Gestartet wurde die einmonatige Pilotphase zunächst mit drei Fachbereichen, alle weiteren Fachbereiche werden nach und nach folgen.

„Die Freude war riesig, als wir nun nach monatelanger Vorbereitung in den Echtbetrieb starten konnten“, berichtet Manuel Hörcher, der als Abteilungsleiter in der Stabstelle Digitalisierung das Projekt im Januar übernommen hat. „Der Weg bis dahin war lang, wurde von den Kolleginnen und Kollegen aber großartig vorbereitet. So musste zunächst die eingehende Post gründlich analysiert werden: Welche Post darf rechtlich gescannt werden und welche nicht? Was kann anschließend vernichtet und was muss aufbewahrt werden?“, so Hörcher.

Die eingehende Post wird nun täglich zentral in der Poststelle gescannt. Durch eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem werden die digitalisierten Dokumente direkt und automatisiert in den jeweiligen Posteingangsordnern abgelegt. Von dort aus werden sie an die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter verteilt oder archiviert.

Mit der Digitalisierung des zentralen Posteingangs gelangt nun der größte Anteil an papierbasierten Unterlagen gar nicht mehr in Umlauf und kann umgehend bearbeitet werden. Das kommt auch den modernen sowie flexiblen Arbeitsweisen mit Homeoffice-Möglichkeiten der Stadt zugute.

„Der digitale Posteingang ist ein weiterer Schritt, um unsere Arbeitsprozesse zu optimieren, Zeit, Platz und damit auch Geld zu sparen und gleichzeitig die Umwelt zu schonen. Zudem dient er für uns als wichtige Grundlage für Folgeprojekte wie die Einführung der eAkte und den digitalen Rechnungsworkflow“, ergänzt Stabsstellenleiter Philipp Stolz.