Stadtnachricht

Alle Stabsstellen und Fachbereiche der Stadtverwaltung erhalten ihre eingehende Post seit Ende des vergangenen Jahres digital übermittelt. Hierzu wird die Eingangspost in der Poststelle im Rathaus im Spital eingescannt und digital an die zuständigen Fachbereiche übermittelt. Das Projekt, das im vergangenen März zunächst als Pilotphase mit drei Fachbereichen startete, ist damit nun erfolgreich abgeschlossen. 

Erster Bürgermeister Thorsten Englert freut sich: „Die erfolgreiche Einführung des digitalen Posteingangs ist ein entscheidender Schritt in Richtung Zukunft. Der digitale Posteingang ermöglicht es uns flexibler und ressourcenschonender zu arbeiten und unsere Arbeitsprozesse zu optimieren.“
Die eingehende Post wird täglich zentral gescannt. Durch eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem enaio werden die digitalisierten Dokumente automatisiert in den jeweiligen Posteingangsordnern der Fachbereiche abgelegt. Von dort aus werden sie an die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter verteilt oder archiviert. 
„Ein absolutes Mammutprojekt, welches nach Jahren der Planung, Entwicklung und Vorbereitung nun final umgesetzt ist“, berichtet Manuel Landauer, zuständiger Projektleiter und Abteilungsleiter in der städtischen Stabsstelle Digitalisierung. 

Besonders die rechtlichen Rahmenbedienungen erwiesen sich bei diesem Projekt als große Herausforderung. So musste die eingehende Post im Vorfeld gründlich analysiert werden: Welche Post darf rechtlich gescannt werden und welche nicht? Was kann anschließend vernichtet werden und was muss aufbewahrt werden? 
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, plant die Stabsstelle Digitalisierung im kommenden Jahr ein zusätzliches Modul einzuführen, das ersetzendes Scannen rechtssicher ermöglicht. 
„Mit diesem Schritt kommen wir dem papierlosen Arbeiten noch ein gutes Stück näher“, so Landauer.